Luftbildaufnahme des Hessischen Landeskriminalamts
 
23.12.2019 | Hessisches Landeskriminalamt

Beschäftigte/r für Vorzimmer Behördenleitung des HLKA gesucht

Bewerbungsfrist: 26.01.2020

Logo des Hessischen Landeskriminalamts

Im Hessischen Landeskriminalamt ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt die Stelle

einer / eines Beschäftigten
für das Vorzimmer der Behördenleitung
(w/m/d)

zu besetzen.

Die Eingruppierung erfolgt in der Entgeltgruppe 9 Fallgruppe 3 TV-H.

Das Vorzimmer der Behördenleitung hat eine zentrale Informationssteuerungsfunktion nach innen und außen. Zur Gewährleistung eines reibungslosen Ablaufes sind eine positive Kommunikation und der situativ adäquate Umgang mit den Beschäftigten des Hessischen Landeskriminalamts, Externen im Rahmen von Telefonkontakten sowie Besucherinnen und Besuchern von zentraler Bedeutung.

Das Aufgabengebiet umfasst die Wahrnehmung des Büromanagements der Behördenleitung, darunter insbesondere folgende Tätigkeiten:

  • Entgegennahme, Vermittlung und Protokollierung der Telefonate für die Behördenleitung
  • Aufschalten von Telefonschaltkonferenzen (TSK)
  • Registrierung von Dienstreisen, die von der Behördenleitung genehmigt wurden
  • Vorbereitung der Führungsbesprechungen für die Behördenleitung
  • Protokollierung der durch die Behördenleitung erteilten Aufträge
  • Organisation und Abrechnung von Dienstreisen der Behördenleitung
  • Planung und Vorbereitung des Kraftfahrereinsatzes für die Behördenleitung
  • Vorbereitung und Überwachung von Terminen und Führung der Wiedervorlage
  • Pflege der Kontaktadressen der Behördenleitung
  • Fertigen von Geburtstags- und sonstigen Grußkarten
  • bei Bedarf Fertigen von Schriftsätzen nach Diktat, vom Manuskript, sowie selbständiges Verfassen gemäß Auftrag
  • Verteilung und Überwachung der im Vorzimmer anfallenden Post
  • Führung und Koordinierung des Terminkalenders der Behördenleitung
  • Terminvermittlung für Rücksprachen sowie Erledigungskontrolle von verfügten Rücksprachen
  • Betreuung von Gästen der Behördenleitung
  • Registrierung und Verteilung eingehender Erlasse sowie Terminüberwachung daraus resultierender Berichtspflichten
  • Registrierung des Urlaubs der Führungskräfte des höheren Dienstes des HLKA
  • Beschaffung und Verwaltung des Büromaterials des Vorzimmers der Behördenleitung

Von den Bewerberinnen und Bewerbern werden insbesondere erwartet:

  • abgeschlossene Ausbildung im Verwaltungsbereich
  • fundierte Berufserfahrung in der Wahrnehmung von Vorzimmeraufgaben in einer Behörden- oder Unternehmensleitung
  • selbstbewusstes, verbindliches, freundliches und repräsentatives Auftreten
  • hohes Maß an Loyalität und Vertrauenswürdigkeit
  • besondere Verschwiegenheit
  • sehr hohe Belastbarkeit und Flexibilität
  • ausgeprägte Organisationsfähigkeit
  • sehr gute mündliche und schriftliche Ausdrucksfähigkeit
  • situationsgerechte Kommunikationsfähigkeiten
  • ausgeprägte Fähigkeit, unter Zeitdruck selbständig Aufgaben strukturiert, konzentriert und sorgfältig zu bewältigen
  • Bereitschaft, über die normalen Dienstzeiten hinaus tätig zu sein
  • einschlägige Verwaltungserfahrung
  • Bereitschaft zur Kompetenzerweiterung
  • fundierte Kenntnisse in der PC-Anwendung MS-Office (Word, Excel, Outlook, Mailing) und den polizeilichen IT-Anwendungen (z. B. FS-Web) sowie Kenntnisse in der Handhabung moderner Bürotechnik

Als Ansprechpartnerin für Rückfragen fachlicher Art steht Frau Carmen Mies, Tel.: 0611/83-80340 zur Verfügung. Für Fragen rund um Ihre Bewerbung kontaktieren Sie bitte das Einstellungsmanagement unter den Tel.-Nr. 0611/83-23161 oder -23162.

Teilzeitbeschäftigung ist aufgrund der spezifischen Aufgabenstellung nicht möglich. Die berufliche Gleichstellung von Frauen und Männern wird gewährleistet. Bewerbungen von Frauen in Bereichen, in denen sie unterrepräsentiert sind, sind besonders erwünscht.

Bewerbungen von Menschen mit Behinderungen im Sinne des § 2 Abs. 2 SGB IX werden bei gleicher Qualifikation bevorzugt berücksichtigt. Ein entsprechender Nachweis ist der Bewerbung beizufügen.

Ehrenamtliches Engagement wird in Hessen gefördert. Soweit Sie ehrenamtlich tätig sind, wird gebeten, dies in den Bewerbungsunterlagen anzugeben. Im Ehrenamt erworbene Erfahrungen und Fähigkeiten können gegebenenfalls im Rahmen von Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung positiv berücksichtigt werden, wenn sie für die vorgegebene Tätigkeit förderlich sind.

Dem Hessischen Landeskriminalamt wurde aufgrund der Sicherheit des Arbeitsplatzes und einer wertschätzenden Behördenkultur das Gütesiegel „Familienfreundlicher Arbeitgeber Land Hessen“ vom Hessischen Ministerium des Innern und für Sport verliehen.

Für die Beschäftigten des Landes Hessen besteht, zunächst bis Ende 2020, die Möglichkeit zur kostenfreien Nutzung des öffentlichen Personennahverkehrs (ÖPNV) in Hessen.

Vollständige Bewerbungsunterlagen sind unter Angabe der Kennziffer A 36 / 2019 bis zum 26. Januar 2020 per Mail an  bewerbung@hlka.de zu senden. Anlagen zu Ihrer Bewerbung können ausschließlich im pdf-Format entgegengenommen werden. In Ausnahmefällen ist auch eine Übersendung der Bewerbungsunterlagen auf dem Postweg an das Hessische Landeskriminalamt, Einstellungsmanagement, Hölderlinstraße 1 - 5, 65187 Wiesbaden, möglich. Eine Rücksendung von Bewerbungsunterlagen und Mappen erfolgt jedoch nicht.

(gez.: (Thurau)
- im Original unterzeichnet -